Alle Aufgaben rechtzeitig, mit Leichtigkeit und vor allem ohne Stress erledigen. Mehr schaffen als andere ohne mehr zu arbeiten. Und vor allem wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Wie Du genau das bekommst, erfährst Du in diesem Artikel.
Du kennst bestimmt das Problem: Am Ende des Tages hast Du keine Zeit übrig, um alle Dinge zu erledigen, die man erledigen wollte oder musste. Man hat einen Haufen von Aufgaben, Nachrichten und Gewohnheiten, die man alle abarbeiten will, aber die Zeit reicht scheinbar nie aus. Viele denken deshalb, Sie bräuchten ein besseres Zeitmanagement. Aber das ist ein riesen Irrtum.
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, warum das klassische Konzept des Zeitmanagements in meinen Augen ausgedient hat und worauf Du Dich stattdessen fokussieren solltest. Das wird Dir helfen, Deine Ergebnisse mit deutlich mehr Leichtigkeit zu erzielen, zu verbessern und vor allem auch mit deutlich geringerem Aufwand und schneller voranzukommen.
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Zeitmanagement hat ja den Fokus darauf, dass wir unsere Zeit einteilen, dass wir alle unsere aufgaben Planen, festlegen wie lange sie brauchen und Pufferzeiten einplanen. Und dann letztendlich darauf schauen, dass wir möglichst schnell möglichst viel erledigen. Dieser Ansatz ist aber komplett veraltet und funktioniert kaum noch. Es hat meistens nur zur Folge, dass die meisten Menschen erst recht in einem Berg von Aufgaben untergehen, ihren ToDos immer hinterherhinken, immer mehr und härter arbeiten aber trotzdem kaum vorankommen.
Aber warum sind wir denn so auf das Thema Zeit gedrillt? Dieser Gedanke kommt aus dem Industriezeitalter. Wenn man sich frühere Fabriken ansah und die Menschen, die darin gearbeitet haben und beispielsweise am Fließband gearbeitet haben, war eines offensichtlich. Je mehr und schneller man gearbeitet hat, umso besser waren auch die Ergebnisse. Zeit war also Geld und je mehr Aktivitäten man in den Tag stopfen konnte, umso besser die Ergebnisse.
Du wirst allerdings mit hoher Wahrscheinlichkeit, nicht den ganzen Tag damit beschäftigt, am Fließband Produkte herzustellen, oder auf die gleiche Art und Weise eine Maschine zu bedienen. Vermutlich arbeitest Du daran komplexere Probleme oder Aufgaben zu lösen, arbeitest kreativ, oder kommunizierst mit Menschen oder möchtest sie für etwas begeistern. Und Du hast wahrscheinlich nicht nur ein, zwei Arbeitsschritte, auf die Du Dich den ganzen Tag fokussierst. Du hast eine unendliche Auswahl an potenziellen Aktivitäten, mit denen Du deinen Tag füllen könntest.
Wir leben nicht mehr im Industriezeitalter, wo es hauptsächlich darum ging Produkte herzustellen, sondern im Informationszeitalter.
Heutzutage bekommen wir Geld für Wissen, Ideen, unseren Fokus & Energie, unser Netzwerk unserer soziale Intelligenz. Deshalb ist es heutzutage viel wichtiger deinen Fokus und Deine Energie zu managen, als Deine Zeit.
Wir haben wie bereits gesagt nahezu unbegrenzte Möglichkeiten an Dingen, an denen wir arbeiten können, mit häufig extrem unterschiedlichen Effekt. Ein kleines Beispiel: Sagen wir Du bekommst dreimal die Woche die gleiche Frage von deinen Kunden, Mitarbeitern oder ähnliches. Diese Frage zu beantwortet kostet Dich jedes mal ca. 10 Minuten. Also bist Du auf ein Jahr gesehen ca. 25 Stunden damit beschäftigt, diese Frage zu beantworten und über die nächsten 5 Jahre wären das 125 Stunden. Oder aber Du könntest 1-2 Stunden dafür aufwenden, um diese Frage ausführlich in einem Artikel zu beantworten. Das sorgt dafür, dass Du den gleichen Effekt erzielst, für den Du davor 125 Stunden gebraucht hast, in nur 1-2 Stunden. In diesem Beispiel ist die eine Aktivität, also das Erstellen eines Artikels 62,5 -125 mal soviel wert, wie das persönliche beantworten von Fragen.
Nagel mich jetzt bitte nicht auf die genauen Zahlen fest. Es geht nur darum, dass Du erkennst, dass es deutlich wichtiger ist zu managen worauf man sich fokussiert, als wann und wie viel Zeit man damit verbringt. Jemand der sich auf Zeitmanagement fokussiert würde seine Zeit so strukturieren, dass er möglichst viele dieser Fragen möglichst schnell beantworten kann. Jemand der seinen Fokus managt würde sich darauf fokussieren, Lösungen dafür zu finden, dass er in Zukunft nie mehr diese Frage beantworten muss.
Um das noch besser zu verstehen, zeige ich Dir zuerst einmal meine Gleichung für Ergebnisse, also wie viel Geld Du verdienst, Dein körperlicher Zustand, Deine Beziehungen, also Dein Erfolg in allen Lebensbereichen.
Ergebnisse sind eine Folge Deiner Absichten, Deines Arbeitseinsatzes, Deiner Effektivität, Deiner Effizienz und zu einem kleinen Teil Glück:
1. Deine Absichten
Deine Absichten sind alle Dinge, die Du anstrebst. Egal ob bewusst oder unbewusst. Eine Absicht von uns Menschen ist zum Beispiel auch Schmerz und Anstrengung möglichst zu vermeiden. Um wirklich erfolgreich zu werden brauchst Du allerdings Absichten, die über die bloße Absicht des Komforts und des Überlebens hinausgehen. Du brauchst einen inneren Antrieb, wofür Du das Ganze machst, eine Vision, wie Dein Traumleben aussehen soll und Ziele, die es Dir auch wirklich wert sind.
2. Dein Arbeitseinsatz
Der nächste Teil der Gleichung ist Dein Arbeitseinsatz. Also wie viel Zeit Du in etwas investierst. Das bedeutet, dass auch Dein Arbeitseinsatz Einfluss darauf hat, wie erfolgreich Du wirst. Das Blöde daran ist nur, dass Dein Arbeitseinsatz beschränkt ist und es sich für Dich nicht lohnt zu versuchen 70, statt 65 Stunden in der Woche zu arbeiten, wenn Du noch an anderen Stellschrauben drehen kannst, die Deine Ergebnisse ohne mehr Arbeit verbessern.
3. Deine Effektivität und Deine Effizienz
Da kommen Deine Effektivität und Deine Effizienz ins Spiel, oder auch smarte Arbeit. Um ohne Anstrengung erfolgreich zu werden, solltest Du Dich stark darauf konzentrieren maximal effektiv und effizient zu werden auf dem Weg zum Erfolg. Du solltest Dich dauerhaft fragen, wie Du in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen kannst und wie Du in deinem Leben solche Systeme erschaffst, die Dich automatisch zum Erfolg bringen. Dazu gehört zum Beispiel mein bewährtes Erfolgssystem, um die Macht der Gewohnheit zu meistern, die Systematisierung der Kundengewinnung im geschäftlichen Bereich. Es gibt funktionierende Systeme in jedem Lebensbereich, die verlässlich gute Ergebnisse bringen.
Wenn Du erstmal ein System hast, was funktioniert, dann kannst Du es auch hervorragend an andere abgeben, um Ziele gemeinsam mit anderen zu erreichen. So brauchst Du Dich dementsprechend weniger anstrengen und hast trotzdem dabei mehr Erfolg als zuvor. Es ergibt also grundsätzlich viel mehr Sinn Deine Effektivität und Effizienz ins Unendliche zu steigern, als zu versuchen die letzten Prozente bei Deiner Arbeitszeit herauszuholen.
Ich verbringe deshalb viel mehr Zeit damit herauszufinden, was die wichtigsten Bereiche sind, auf die ich mich fokussieren sollte. Zu analysieren, was man verbessern kann. Damit Systeme zu erschaffen, wie Dinge besser und effizienter funktionieren und man weniger Zeit und Energie verschwenden. Zeitmanagement wäre es sich seine Zeit so einzuteilen, dass man schnell ein Problem löst und aus dem Weg schafft.
Jemand der seinen Fokus managt würde sich stattdessen darauf fokussieren, dass dieses Problem gar nicht erst entsteht.
Genauso achten Menschen, die im Zeit Denken gefangen sind darauf, wie sie sich ihre Zeit einteilen, um möglichst viele Aufgaben zu erledigen. Während jemand der seinen Fokus und Energie managt darauf achtet, was er davon eliminieren kann. Weil es zu wenig bringt, wie er gewisse Dinge automatisieren oder auch delegieren kann, um so gar keine Zeit damit verbringen zu müssen und dass er wichtige Dinge dann erledigt, wenn er viel Energie hat.
4. Fokussiere Dich auf die wichtigsten Aktivitäten
Wir sind gedanklich aber immer noch ein bisschen hinterher. Wir geben dem zeitlichen Input einen deutlich größeren Wert, als eigentlich notwendig. Denn eines ist natürlich klar. Wenn Du das Gefühl hast, dass sich Deine To-do-Liste schneller ausdehnt als das Universum, dann ist der erste Impuls mehr zu arbeiten. Mehr Arbeit führt aber zu weniger Erholung, schlechteren Fokus, weniger Kreativität und dadurch auch weniger Fortschritt. Die Falle, in die die meisten tappen, wenn sie mehr Arbeit haben als Zeit ist, dass sie nur zwei Optionen sehen. 1. die gleiche Stunden weiter machen und dadurch gewisse Aufgaben nicht erledigt bekommen oder 2. Mehr zu arbeiten, um alles erledigt zu bekommen.
Aber es gibt eine dritte. Nämlich Deine Energie und deinen Fokus richtig zu managen, sodass Du mehr schaffst in einem Bruchteil der Zeit. Wenn Du richtig vorgehst ist Zeit ein nicht sehr relevantes Thema und man muss sich wenig Gedanken über Zeitmanagement machen. Ein gewisses Maß an Zeitmanagement ist unvermeidbar, insbesondere, wenn Du Dich mit anderen Leuten koordinieren musst. Aber Du wirst viel mehr schaffen, wenn Du Dich anstatt auf Deine Zeit auf wichtigsten Bereiche fokussierst, und dann arbeitest, wenn Du die meiste Energie hast.
5. Die Sichtweise auf Zeitmanagement verändern
Es geht definitiv nicht mehr darum den ganzen Tag vollzustopfen. So viel kann ich Dir schon einmal verraten. Im ersten Schritt geht es darum, Dein Mindset und Deine Denkweise zum Thema Produktivität und Zeitmanagement um 180 Grad zu drehen. Du stellst Dir möglicherweise laufend die Frage „wie schaffe ich es noch mehr zu machen?“. Und Dein Unterbewusstsein liefert Dir natürlich auch immer die Lösungen für die Fragen, mit denen Du Dich beschäftigst. Wenn Du aber so denkst, wirst Du immer auf dem Level landen, wo Du nicht mehr mit den Aufgaben hinterherkommst und langsamer vorankommst oder sogar stehenbleibst.
Wenn Du aber Deine Denkweise darüber mal um 180° drehst, sieht die Sache aber ganz anders aus. Also wenn Du Dir laufend die Frage stellst: „Wie kann ich weniger machen? Wie kann ich die gleichen Ergebnisse erzielen bei geringerem Aufwand.“ Indem ich mich beispielsweise mehr Auf die Bereiche fokussiere, die die besten Ergebnisse bringen. Aber genauso auch was kann ich machen, dass andere Bereiche nicht mehr notwendig sind. Wenn Du beispielsweise gute Systeme erschaffst, vermeidest Du Probleme, die sonst entstehen könnten. Oder, wenn Du Dich mehr mit Deiner Zielgruppe auseinandersetzt und besser im Marketing wirst. Dann gewinnst Du mehr Deiner Traumkunden und musst dadurch weniger Zeit mit Kunden verschwenden, die eigentlich gar nicht zu Dir passen, viel Zeit und Energie kosten, aber wenig bringen.
6. So schaffst du mehr als alle anderen
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