In diesem Artikel wirst du eine Methode kennenlernen, die dich deutlich produktiver macht und dafür sorgt, dass du deine Ziele doppelt so schnell erreichst. Außerdem wird diese Technik dafür sorgen, dass du extrem viel Zeit sparst und deutlich gelassener und fokussierter wirst.
Das Geheimnis von Produktivität und Erfolg ist ein sehr großer Mülleimer.
Wenn es um das Thema Erfolg und Produktivität geht wählen viele den Weg von To-Do Listen oder neuen Aufgaben. Sie versuchen immer mehr in ihren Alltag zu integrieren und immer mehr Dinge zu tun und erhoffen sich dadurch bessere Erfolge. Irgendwann sind sie dann in einer Endlosspirale, wo sie an ihre physischen und mentalen Grenzen stoßen. Sie fühlen sich permanent gestresst und überfordert und trotzdem machen sie kaum noch Fortschritte.
Um ein Ziel schneller zu erreichen, ist es wichtiger zu entscheiden, was Du nicht mehr tun wirst als welche neuen Aktivitäten oder Gewohnheiten Du in den Alltag integrierst.
Die erste Frage ist immer: Was kannst du weglassen um schneller voranzukommen?
Wenn du produktiver werden willst, stell dir erst einmal die Frage was überhaupt dafür sorgt, dass du unproduktiv bist. Und das bevor du nach Dingen suchst, die du noch zusätzlich machen kannst. Wenn du mehr Motivation willst, stell dir die Frage was dir überhaupt die Motivation stiehlt, was dir deine Energie oder dein Geld kostet oder warum du überhaupt an dir selbst zweifelst und es dir an Selbstvertrauen mangelt. Und dann beginn erst einmal Schritt für Schritt diese Dinge loszuwerden.
Gemäß dem Pareto-Prinzip sind es stets 20% der Aktivitäten, die zu 80% der Ergebnisse führen. Wendest du das Pareto-Prinzip noch zweimal auf die übrigen 20% der Aktivitäten an, sind es zum Schluss sogar 1% der Aktivitäten, die zu 51% der Ergebnisse führen. Die übrigen Aktivitäten nehmen typischerweise viel Zeit und Energie in Anspruch, die schließlich bei der Umsetzung der 1% fehlen. Deine Aufgabe ist es, deine ein Prozent herauszufinden und dich zum größten Teil diesen Dingen zu widmen.
Daher ist das Konzept der Not-to-Do Liste sehr wertvoll. Im Hinblick auf die eigene Leistung oft wertvoller als To-do-Listen. Wir wissen oft eigentlich, was wir tun sollten und füllen unsere To-do-Liste sogar mit Dingen, die uns bewusst von dieser Sache ablenken. Die Effektivität von erfolgreichen Unternehmern und Führungskräften ist stark abhängig von der Fähigkeit, nein zu sagen. Das ist eine der Erfolgsregeln von Warren Buffett und vieler anderer.
Der Grund: Das was Du alles nicht tust, bestimmt darüber, was Du alles tun kannst.
Deshalb sind hier acht anstrengende und typische Gewohnheiten, die du eliminieren sollten und die du auch auf deine Not-To-Do-Liste schreiben solltest. Konzentriere Dich zunächst auf das Eliminieren von ein oder zwei Dingen auf einmal. Genauso wie du nicht zehn Aufgaben mit hoher Priorität auf einmal machen würdest. Ich empfehle Dir auch, die Not-To-Do Liste irgendwo zu platzieren, wo Du sie regelmäßig siehst.
Überlege dir dann regelmäßig zu jedem der Punkte wie du ihn eliminieren, automatisieren oder delegieren kannst. Der Vorteil daran ist, du kannst dieses Spiel bis zur Unendlichkeit weiterspielen. Wenn du neue Aufgaben oder Gewohnheiten aufbaust, stößt du irgendwann an eine natürliche Grenze. Irgendwann geht dir einfach die Zeit und Energie aus. Dinge loszuwerden und stattdessen etwas anderes produktiveres zu machen, kannst du immer wieder und immer weiter machen. Das ist auch der Prozess den du immer weiter wiederholen musst, um ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen.
1. Direkt nach dem Aufstehen oder vor dem Schlafengehen E-mails abrufen
Morgens Deine E-mails abzuarbeiten bedeutet, dass Du sofort in einen reaktiven Zustand gerätst, statt pro-aktiv die wichtigen Tasks des Tages zu erledigen. Du reagierst also auf äußere Umstände und Einflüsse. Erfolg und Weiterentwicklung entsteht allerdings immer im pro-aktiven Modus. Also, wenn du bewusst über deine Handlungen entscheidest und selbst deine Prioritäten festlegst. Es ist auch deutlich schwerer vom reaktiven Modus wieder in den proaktiven Modus zu wechseln. Du solltest also immer darauf achten möglichst lang den proaktiven Modus aufrechtzuerhalten.
Wenn Du hingegen Abends noch Deine E-Mails abrufst, kommst Du schlechter zur Ruhe, weil Du durch die neuen E-Mails, Impulse und Eindrücke Dopamin ausstößt. Das hält Dich wach, anstatt für Entspannung zu sorgen und müde zu werden. Deine E-Mails können bis 10 Uhr warten. Zumindest bis Du eine Deiner wichtigsten Prioritäten für den Tag erledigt hast. Und es wird Dir nicht schaden, wenn Du die E-Mail nicht mehr um 23 Uhr liest, sondern erst am nächsten Tag um 10 Uhr.
2. Härter arbeiten anstatt zu priorisieren
Wenn du keine klaren Prioritäten setzt, erscheint alles dringender und wichtiger. Du gerätst in ein Chaos voller kleinen To Do’s und brauchst viel Energie, um den Überblick zu behalten und Dich nicht zu überfordern.
Wenn Du stattdessen jeden Tag die wichtigste Aufgabe definierst, erscheint alles andere weniger dringend und weniger wichtig. Definiere die Dinge, die wirklich zu Fortschritt und Wachstum mit oder in Deinem Unternehmen führen. Herauszufinden, was die Tätigkeiten mit dem größten Effekt sind und diese dann zu priorisieren wird dir helfen, dass du deutlich schneller vorankommst bei viel weniger zeitlichem Druck.
3. Meetings oder Telefonaten zustimmen, ohne klarem Zeitrahmen
Wenn das gewünschte Ergebnis des Meetings oder des Gesprächs unbestimmt ist – zu besprechende Themen, Fragen und Ziele – sollte dieses Meeting oder Telefonat nicht länger als 30 Minuten dauern. Bitte die Personen, sich gut vorzubereiten und die gemeinsame Zeit effektiv zu nutzen. Ich halte persönlich auch wenig davon sich „einfach mal geschäftlich auszutauschen“. In 9 von 10 Fällen entsteht dabei nicht mehr als heiße Luft.
Wenn es darum geht beruflich zu Netzwerken sollte im Vorhinein feststehen worauf das Gespräch hinausläuft. Geht es darum eine Zusammenarbeit anzubahnen, eine Kundenbeziehung oder um sich gegenseitig zu unterstützen. Ansonsten enden solche Gespräche häufig in ewig langem oberflächlichem Business Smalltalk bei dem man von einem Thema zum anderen springt und nichts Handfestes dabei rauskommt.
4. Deine Social Media Profile und Benachrichtigungen regelmäßig abrufen
Ich kenne keine größere Beeinträchtigung von fokussierter Arbeit, als Benachrichtigungen regelmäßig abzurufen und Social Media Feeds anzuschauen.
Wenn Du konzentriert an einer Sache arbeitest, bringt Dich das kleinste Geräusch oder ein Pop-Up auf Deinem Smartphone aus diesem konzentrierten Zustand und es braucht bis zu anderthalb Stunden, um wieder in den gleichen Zustand hineinzukommen. Versuche, den Impulsen zu widerstehen, regelmäßig Deine Benachrichtigungen oder E-Mails abzurufen und beschränke derartige Aktivitäten auf bestimmte Zeiten während des Tages.
Gerade digitale Ablenkungen kann man sehr schnell und leicht mit Softwarelösungen eliminieren. Es gibt unzählige Programme, mit denen du einzelne Seiten oder Apps am Computer oder Smartphone für gewisse Zeiten limitieren oder sogar ganz sperren kannst. Dadurch kannst du mit ein paar Minuten arbeite sehr viel Zeit und Fokus zurückgewinnen.
5. Entscheidungen in die Zukunft verschieben und Optionen offen halten
Dieses Not-To-Do hat mit dem sogenannten Zeigarnik-Effekt zu tun.
Der Zeigarnik-Effekt ist ein psychologischer Effekt der besagt, dass man sich an unterbrochene, unerledigte Dinge viel besser erinnert als an abgeschlossene, erledigte Dinge.
Das bedeutet, jede nicht getroffene Entscheidung belastet unterbewusst ständig unsere mentalen Kapazitäten, während wir bewusst bereits bei der nächsten Aufgabe sind. Das bedeutet, je mehr offene Entscheidungen und unerledigte Aufgaben in deinem Unterbewusstsein gespeichert sind, umso mehr mentale Kapazitäten werden dafür benötigt. Du kannst dir das ähnlich vorstellen wie einen Computer, bei dem im Hintergrund 10 Programme laufen und 15 Tabs geöffnet sind. Er wird immer langsamer.
Genauso ist das bei dir. Wenn du viele offene Entscheidungen hast geht extrem viel Energie und Fokus verloren. Das führt dazu, dass du weniger Energie und Antrieb hast, es schwerer fällt sich zu fokussieren und die Gedanken ständig hin und her springen.
Mach es Dir zur Gewohnheit, schnelle Entscheidungen zu treffen und länger bei getroffenen Entscheidungen zu bleiben. Tendenziell werden Entscheidungen umgeworfen, bevor sich über die Wirksamkeit der Entscheidung überhaupt eine Aussage treffen lässt.
6. Ohne ein konkretes Ziel die Nachrichten verfolgen
Für viele gehört es zur täglichen Routine, morgens oder zwischendurch Nachrichten zu lesen oder anzuhören. Doch sind diese Neuigkeiten in den meisten Fällen wirklich relevant für Dein Unternehmen oder Dein Leben?
Ich behaupte, dass sich einmal die Woche einen Überblick zu verschaffen, völlig ausreicht, um auf dem neuesten Stand der Dinge zu bleiben. Dann kannst Du Dir in einer halben Stunde alle relevanten Neuigkeiten in der Welt, in Deiner Branche und Deinen Kompetenzbereich abrufen, statt 7 Tage die Woche 15-20 Minuten damit zu verbringen.
7. 24 Stunden, 7 Tage die Woche das Smartphone mittragen
Nimm mindestens einen Tag die Woche Abstand von digitalen Geräten. Schalte es aus oder lass es im Schrank liegen.
Ich empfehle Dir auch, es mal zu Hause zu lassen, wenn Du abends zum Essen verabredet bist. Du löst Dich so von der Gewohnheit, unbewusst in jeder Situation zum Smartphone zu greifen und kannst die freie Zeit, die Zeit mit der Familie, mit Deinen Freunden oder Dir selbst mehr wertschätzen. Du verlierst außerdem das Verlangen, in den Arbeitsblöcken kurz einen Blick darauf zu werfen.
8. Haushaltstätigkeiten zu zufälligen Zeiten erledigen
Besonders Selbstständige tendieren dazu, ihre Haushaltstätigkeiten immer dann zu erledigen, wenn eine schwierige Aufgabe auf dem Schreibtisch auf sie wartet. Es ist nicht nur wahnsinnig ineffektiv, eine wichtige Aufgabe mit einer Haushaltstätigkeit zu ersetzen, sondern auch ineffizient. Wir könnten auch alle Haushaltstätigkeit zusammen an einem einzelnen Tag in einer festgelegten Zeit erledigen. Dadurch spart man sich die permanente Ablenkung und den Wechsel zwischen den Tätigkeiten.
Wenn es Deine Finanzen zulassen, solltest Du umgehend Dinge wie das Einkaufen, das Putzen oder das Bügeln komplett abgeben. Vor allem, wenn Du Zeitmangel verspürst und Dir diese Dinge keine Freude bereiten.
Diese Liste lässt sich nahezu unbegrenzt weiterführen. Wenn du wirklich erfolgreich und vor allem auch ausgeglichen und glücklich werden willst, musst du lernen immer mehr von deinen täglichen Aufgaben zu eliminieren oder zu delegieren, um letztendlich bessere Ergebnisse mit weniger Zeiteinsatz zu erzielen.
Das Fazit: Es ist in Mode, sich darauf zu konzentrieren, möglichst viele Dinge zu erledigen. Aber das ist erst möglich, wenn wir Ablenkungen reduzieren. Das bringt uns mehr Energie, mehr freie Zeit und bessere Ergebnisse.
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